Utmaningen

Kunden hade hyrt flera kontorsbyggnader i Bangalore i över två decennier, och flera av dessa hyresavtal närmade sig utgången. För att maximera utrymmesutnyttjandet och minska de långsiktiga kostnaderna ville kunden optimera arbetsstationslayouterna i ett fåtal utvalda byggnader. Om detta lyckades skulle det öka beläggningsgraden, möjliggöra frigörelse av andra hyrda byggnader och ge betydande besparingar på investeringar och driftskostnader.

Detta var dock inte ett enkelt beslut. Att avgöra vilka byggnader som var lämpliga att bevara krävde en djupgående teknisk utvärdering. Faktorer som renoveringskostnader, begränsad infrastruktur, efterlevnad av globala arbetsplatsstandarder och lokala föreskrifter behövde beaktas. Utan tillförlitliga insikter riskerade klienten att investera i olämpliga lokaler eller behålla improduktiva tillgångar, vilket kunde spåra ur både operativa och finansiella planer.

Klientens initiala hinder

Kunden stod inför flera utmaningar:

• Föråldrad information: Gamla, inkonsekventa bygghandlingar och VVS-ritningar.
• Osäkerhet kring efterlevnad: Strikta säkerhets-, ventilations- och myndighetskontroller vid renovering.
• Låg synlighet: Åratal av lokala modifieringar hade skapat avvikelser mellan planer och faktiska förhållanden.
• Finansiell oklarhet: Inga tydliga budgetprognoser för renovering eller strategier för att avsluta uthyrningen.

Varför detta var kritiskt

Varför var de befintliga arbetsstationslayouterna ett problem?

De var föråldrade och ineffektiva, vilket begränsade personalkapaciteten och lämnade värdefull yta underutnyttjad.

Varför var regelefterlevnad en utmaning?

Renoveringen innebar strikta kontroller av utrymningsvägar, luftkvalitet, toalettförsörjning, el och vertikal transport. Att utelämna en enda faktor kunde stoppa godkännanden.

Varför saknades informationen eller var den otillförlitlig?

Årtionden av modifieringar hade aldrig uppdaterats i ritningarna. VVS-planer fanns endast i ömtåliga pappersformat, vilket lämnade ingenjörerna med ofullständiga data.

Vilka risker fanns om dessa problem inte åtgärdades?

Kunden riskerade att förlänga hyresavtal på olämpliga lokaler, investera i renoveringar som inte skulle uppfylla standarderna och drabbas av oväntade kostnader och förseningar.

Vad hade gått fel utan Desapex ingripande?

Ledningen skulle ha saknat tillförlitlig data för att fatta beslut om att hyra kontra behålla. Investeringar kunde ha gjorts blint, vilket lett till slösaktiga utgifter och långsiktig ineffektivitet.

Luckor i befintlig information

• Byggnadens layouter stämde inte överens med de faktiska förhållandena på platsen
• MEP-data var ofullständiga och svåra att tolka
• Ingen digital baslinje fanns för korrekt beläggningsplanering
• Regulatoriska överväganden kartlades inte mot byggnadsbegränsningar

Varför specifika krav var viktiga

Kunden behövde mer än ritningar – de krävde en integrerad studie som kombinerade efterlevnadskontroller, teknisk genomförbarhet och kostnadsprognoser. Detta var avgörande för att anpassa sig till globala standarder, säkerställa säkerhet och ge den ekonomiska klarhet som behövs för långsiktig fastighetsplanering.

‍

Desapex-lösningen

• Laserskanning: Avbildade exakta förhållanden på byggarbetsplatsen och producerade uppdaterade digitala ritningar.
• Verifiering på plats: Fysiskt inspekterade byggnadssystem för att fylla luckor som lämnats av föråldrad dokumentation.
• Bedömning av begränsande faktorer: Analyserade viktiga parametrar såsom utrymningsvägar, kylning, friskluft, toaletter, strömförsörjning och vertikal transport.
• Compliance Benchmarking: Kontrollerade genomförbarheten mot kundens globala standarder och lokala föreskrifter.
• Budgetprognos: Utarbetade en kostnadsrapport på övergripande nivå för att utvärdera omdesign av arbetsstationer.

Projektets tidslinje och milstolpar

• Vecka 1: Platsbesök, skanning och inspektion av tillgångar
• Vecka 2: Inlämning av rapporten om byggnadsbegränsningar
• Vecka 3: Leverans av övergripande budgetrapport med insikter om omdesign
  ‍

Programvara och teknik som används:

• Autodesk Revit (BIM-modellering)
• AutoCAD (2D-dokumentation)
• 360° fotovisare (platsinspelning)
• PDF-läsare (referens för äldre ritningar)

Det verkliga affärsvärdet som levereras

Byggnadsbegränsningsstudien gjorde det möjligt för klienten att gå från osäkerhet till klarhet. Med korrekta data och strukturerad analys kunde de identifiera vilka byggnader som var lämpliga för optimering och vilka som borde släppas. Studien gav beslutsfattarna förtroende genom att anpassa teknisk genomförbarhet till ekonomisk planering och regelefterlevnad. Detta förhindrade kostsamma omarbeten, minskade riskexponeringen och positionerade klienten för att uppnå betydande besparingar i investeringar och driftskostnader.

Vad detta innebär för framtida projekt

Detta projekt belyste den avgörande vikten av att börja med korrekt, platsverifierad data innan man fattar viktiga fastighetsbeslut. För stora företag utvecklas fastighetsportföljer ofta över årtionden och lämnar efter sig föråldrade dokument, dolda modifieringar och blinda fläckar gällande efterlevnad. En digital-först-strategi, som kombinerar verklighetsfångst med teknisk expertis, täcker dessa luckor och säkerställer att varje beslut stöds av tillförlitliga insikter.

Framöver har klienten nu en repeterbar modell för att utvärdera framtida hyresavtalsutgångar och renoveringar. De kan med säkerhet bedöma uthyrningspotential, efterlevnad och budgetgenomförbarhet i hela sin portfölj. För Desapex visade detta fall hur digital projektledning omvandlar byggnadsbegränsningar till möjligheter för smartare och kostnadseffektiva fastighetsstrategier.